POLITICĂ PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

ȘI CONFIDENȚIALITATEA ACESTORA

                                                                                                 

INTRODUCERE

ASOCIATIEA SOCIETATEA DE NEUROLOGIE DIN ROMANIA cu sediul in Bucuresti, Splaiul Independentei 202 H, bloc 2 tronson 1, sc.A, etaj 1, ap.6, sectorul 6, Telefon: 0213180502 inregistrata la Judecatoria sector 6, cod fiscal 14827025 reprezentată prin  Presedinte,, telefon ............,  își ia angajamentul de a lua toate măsurile necesare pentru protejarea datelor cu caracter personal ale  membrilor, beneficiarilor,  voluntarilor și salariaților săi, cu respectarea tuturor reglementărilor în vigoare la nivel național și european. Prezentul document descrie cum vor fi implementate aceste măsuri.

 

Art. 1. SCOP, APLICABILITATE ȘI IMPLEMENTARE

  • Prezenta politică stabilește măsuri tehnice și organizatorice pentru îndeplinirea obligațiilor referitoare la securitatea și controlul sistemelor informatice, în vederea asigurării confidențialității datelor și informațiilor precum și pentru păstrarea în siguranță a acestora, în cadrul activităților curente executate de asociatie. Prin cerințe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri și politici de securitate prin care să se asigure nivelul minim de securitate prevăzut în legislația națională și europeană.
  • Aceste reguli se aplică prelucrării datelor cu caracter personal prin sisteme electronice și prin mijloace de colectare pe suport fizic – hârtie.
  • Asociatia poate aduce adăugiri regulilor stipulate în prezenta politică prin proceduri și notificări care vor fi în concordanță cu prevederile de față și legislația aplicabilă, dacă este cazul.
  • Prezenta politică intră în vigoare începând cu data de 25 Mai 2018 și regulile prevăzute în cadrul său sunt obligatorii pentru asociatie, precum și pentru orice salariat/voluntar sau prepus al acestora. Prezenta politică va fi publicată pe site-ul al asociatiei.
  • Prezenta politică abrogă și înlocuiește orice alte reguli, proceduri sau uzanțe anterioare, precum și orice documente folosite în scopul prelucrării datelor cu caracter personal, în măsura în care acestea din urmă prevăd drepturi limitate față de cele din prezenta politică.
  • În cazul în care există întrebări sau nelămuriri în ceea ce privește aplicabilitatea prezentei politici sau a oricărei părți din aceasta, precum și în cazul în care situații ivite în practică nu sunt suficient acoperite de regulile prevăzute în prezenta, oricare membru/salariat/voluntar/benficiar sau prepus al asociatiei va solicita punctul de vedere al Responsabilului cu protecția datelor înainte de a proceda la prelucrarea datelor personale.

 

Art. 2. TEMEI PENTRU PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE. TERMENE ȘI CONDIȚII DE PĂSTRARE ALE DATELOR

2.1. Datele cu caracter personal vor fi colectate, folosite, transferate și procesate pentru unul dintre următoarele motive, diferențiate în funcție de natura datelor personale prelucrate, respectiv de natura relației persoanei fizice, ale cărei date sunt prelucrate cu Asociatia: o obligație legală ce incumbă Asociatia și/sau persoanei fizice ale cărei date personale sunt prelucrate; un interes legitim al asociatiei; executarea unui contract sau pregătirea executării unui contract în care persoana ale cărei date sunt prelucrate este, fie parte, fie beneficiar; consimțământul informat al persoanei vizate, exprimat în scris, anterior prelucrării.

2.2. Categoriile de date cu caracter personal ce vor fi prelucrate de Asociatie sunt, în funcție de natura relației persoanelor vizate:

  1. a) date personale ale membrilor, voluntarilor: date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal și date de contact; precum număr de telefon, adresă de email.
  2. b) date personale ale beneficiarilor și ale reprezentanților legali ai beneficiarilor (dacă este cazul): date de identificare precum nume, adresă, cod numeric personal; date de contact, precum număr de telefon, adresă de email.

2.3. Datele cu carcter personal vor fi colectate având următoarele temeiuri juridice, în funcție de natura relației cu Asociatia a persoanei vizate și în funcție de tipul de date colectate:

  1. Beneficiari ai asociatiei:

I.1. Datele personale ale beneficiarilor care participă la programele și acțiunile organizate de Asociatie, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal vor fi prelucrate în vederea participării acestora la programe și acțiuni, precum congrese, simpozioane sau orice alte activitati legate de profesie la care se inscriu sa participe.

 

I.2. Datele de contact ale beneficiarilor, cum ar fi, număr de telefon, adresă de corespondență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activitatilor organizate de Asociatie:

  • Prezentarea la judecatorie in vederea validarii proceselor verbale ale Adunarii Generale, in ceea ce priveste membrii Asociatiei SNR.
  • Furnizarea de diplome de participare la Congresul SNR;
  • Cataloagele tipărite de prezentare a Asociatia SNR;
  • Acordarea certificatelor de participare la evenimentele de formare profesionla medicala continua;
  • Pe Internet: siteul web neurology.ro;
  • Transmiterea de către beneficiar a datelor subiectului către terții Colegiul Medicilor in scopul inregistrarii participarii la Congresul SNR, Organizatiile internationale European Academy of Neurology (EAN), World Federation of Neurology (WFN), in scopul formarii profesionale si pregatirii continue și editurile de specialitate în scopul transmiterii revistelor de formare profesionala si informarii cu privire la viitoarele evenimente de pregatire profesionala continua.

Toate aceste date vor fi prelucrate în baza consimțământului informat, acordat pentru fiecare tip de date în parte, exprimat anterior prelucrării.

 

  1. Voluntari ai asociatiei:

II.1. Datele personale ale voluntarilor care participă la programele și acțiunile organizate de asociatie, cum ar fi numele, adresa, seria și numărul cărții de identitate, codul numeric personal vor fi prelucrate în baza Legii nr. 78/2014;

II.2 Datele de contact ale voluntarilor, cum ar fi, număr de telefon, adresă de corespondență, adresă de email, vor fi prelucrate în vederea transmiterii informațiilor relevante asupra defășurării activităților pentru care s-au înscris sau a altor activități organizate de Asociatie.

2.4. Datele cu caracter personal prelucrate în conformitate cu articolele de mai sus vor fi păstrate  atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul în care au fost prelucrate, cu excepția situațiilor în care asociatia este obligată printr-un act normativ să păstreze aceste date o perioadă mai lungă de timp.

2.5. În vederea îndeplinirii prevederilor art. 5, lit. e) din Regulamentul nr. 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului Uniunii Europene (denumit în continuare Regulamentul), datele cu caracter personal vor fi păstrate pentru următoarele durate de timp, în funcție de categoria persoanelor vizate:

2.6. Datele personale vor fi păstrate în format electronic, iar în subsidiar în format hârtie. Asociatia, va depune toate eforturile pentru a limita cantitatea de date pe suport hârtie și transformarea acestora în date în format electronic.

2.7. Asociatia va limita prelucrarea datelor cu caracter personal doar la acele date care sunt în mod rezonabil necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care se face prelucrarea sau pentru îndeplinirea oricăror obligații legale ale asociatie sau ale persoanei vizate.

2.8. Toți salariații asociatiei se vor angaja, prin acorduri de confidențialitate să păstreze secretul datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu. Este strict interzisă transmiterea oricăror date cu caracter personal către părți terțe, cu excepția acelor situații care apar ca urmare a unor dispoziții legale imperative. În acest sens, este strict interzis personalului asociatiei, ca, în cazul în care relațiile de muncă încetează, să folosească, să copieze sau să distribuie către terțe părți baze de date sau documente conținând date cu caracter personal ale beneficiarilor sau salariaților asociatiei. Încălcarea acestei prevederi poate atrage răspunderea administrativă, civilă sau penală, după caz.

 

Art. 3. DECIZII AUTOMATE ȘI CREAREA DE PROFILURI

3.1. Asociatia nu va solicita date personale prin intermediul site-ului web propriu și nu va distribui unități de informație de tipul cookies, clear GIFs, fișiere log sau alte asemenea.

3.2. Asociati nu va folosi niciun fel de program, cod sau algoritm care să producă decizii automate referitoare la persoanele vizate sau la vizitatorii propriului site web, sau să creeze profiluri.

 

Art. 4. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚE PĂRȚI

4.1. Datele personale ale membrilor asociatiei vor fi transmise Colegiului Medicilor in scopul inregistrarii participarii la Congresul SNR, Organizatiile internationale European Academy of Neurology (EAN), World Federation of Neurology (WFN), in scopul formarii profesionale si pregatirii continue și editurile de specialitate în scopul transmiterii revistelor de formare profesionala si informarii cu privire la viitoarele evenimente de pregatire profesionala continua. Datele astfel transmise nu vor putea fi folosite sub nicio formă în scopuri comerciale, sau de marketing.

4.2. Datele cu caracter personal colectate și prelucrate de asociatie pot fi transmise către terțe părți dacă această obligație incumbă asociatia printr-un act normativ, ca urmare a solicitării persoanei vizate sau la solicitarea unei entități publice, în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice care îi revin prin lege.

4.3. Orice alt transfer al datelor cu caracter personal va putea fi efectuat de asociatie doar în condițiile obținerii consimțământului expres, prealabil și în scris al persoanei vizate.

 

Art. 5. EXERCITAREA DREPTURILOR PERSOANELOR VIZATE

5.1. În vederea respectării drepturilor persoanelor vizate, asociatia va publica pe site-ul propriu informări cu privire la aceste drepturi, astfel cum sunt acestea definite în Regulament, precum și informațiile prevăzute în art. 13 și, respectiv, art. 14 din Regulament.

5.2. Drepturile persoanelor vizate sunt:

- dreptul de a solicita asociatiei accesul la propriile date, rectificarea sau ștergerea acestora, precum și restricționarea prelucrării sau dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor

- dreptul de a-și retrage oricând consimțământul, în ceea ce privește datele prelucrate pe baza consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia

- dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

5.3. Furnizarea datelor cu caracter personal menționate în articolele de mai sus este obligatorie pentru participarea la evenimentele organizate de asociatie.

5.4. Asociatia va răspunde în termenul cel mai scurt, dar nu mai mult de 30 de zile, oricărei solicitări venite din partea unei persoane vizate.

5.5. Pentru orice nelămurire, solicitare sau reclamație referitoare la colectarea și folosirea datelor cu caracter personal, orice persoana ale carie date au fost prelucrate de catre Asociatia SNR se poate adresa persoanei care îndeplinește atribuțiile de Responsabil cu protecția datelor, printr-un email, la adresa : Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea., sau teelefonic: 0765 233 427.

Art. 6. DISPOZIȚII FINALE

6.1. Prezenta politică se va publica pe site-ul Asociatiei spre a fi consultat de orice persoană interesată.

6.2. În cazul în care o persoană vizată are nelămuriri în ceea ce privește prezenta politică, aceasta va cere sprijinul persoanei care îndeplinește atribuțiile de Responsabil cu prelucrarea datelor.

 

 

Adresa

Adresa: Bucuresti, Splaiul Independentei 202 H, bloc 2 tronson 1, sc.A, etaj 1, ap.6, sectorul 6.
Telefon: 0213180502
Mail: - Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.